キャリアの棚卸し

仕事が忙しすぎる原因 【立ち止まって考えましょう】

 

この記事で解決できるお悩み

  • 仕事が忙しすぎて余裕がない
  • 仕事が忙しいことが原因で、プライベートも余裕がない
  • 忙しすぎて、周囲に優しくできない
  • 忙しい状況をどうしたら脱することができるのか

 

こんな悩みを解決できる記事を書きました。

 

 

この記事を書いた人

1社目:メーカー / 営業経験(年収250万)
2社目:転職エージェント / コンサルタント(年収1,000万)
3社目:外資系スタートアップ / 人事(年収1,200万)

10年間の転職エージェント + 人事経験あり。全ての記事は、私の経験をもとに書いています。

私は転職エージェントで、10年間合計1万人以上を担当し、2,000名以上を転職成功に導いてきました。

 

この記事で解説する、「仕事が忙しすぎる原因」について読めば、あなたの疑問が解決しますよ。

 

「忙しさから脱する方法」についても、解説をしていきます。

 

 

仕事が忙しすぎる原因

 

仕事が忙しすぎると、精神的にも辛くなったり、いつもイライラしたり、周囲にも厳しくなったり、いいことはありません。忙しいことが、「ストレス」に感じるようであれば、一刻も早くその状況を改善することが必要でしょう。

 

ちなみに、「労働時間が長いこと」と「忙しすぎること」は少し異なります。労働時間が短くて忙しい場合もあれば、長くて忙しいということもあります。忙しくて、結果的に労働時間が長くなっているということもあるでしょう。

 

仕事が忙しすぎる原因

  • やらなければいけないタスクが単純に多すぎる
  • やらなくてもいいことを、上司から振られる
  • 人手不足
  • 効率がよくない
  • Noと断ることができない
  • 業界柄(コンサル業界・投資銀行など)、忙しいのが当たりまえ

 

 

忙しさから脱する方法

 

あなただけではなく、多くの人々が、毎日が忙しいと感じているでしょう。会社で働いていると、毎日やるべきタスクがあり、ミーティングがあり、新たな上司・同僚からの依頼があったり、思うように仕事が進まないことが多いでしょう。集中をしようと取り組み始めても、同僚から相談を受けたり、質問を受けたりすることも少なくないでしょう。

 

そういった毎日を改善できるのは、自分の行動しかありません。自分で解決できる部分もあると思いますが、上司に相談をしながらすすめるのがよいでしょう。

 

上司に相談をする

 

上司にこの状況をどうしたらよいかを相談してみましょう。その際には、業務棚卸しをもとに、この業務にこれだけ自分がかかっているという整理をした情報をもって臨みましょう。上司から納得感が得られるでしょう。

また上司に相談をしても、もしかすると解決策が得られないことがあるかもしれません。でも、上司は「あなたが忙しい」ということを認識してくれたというのは、非常に大きなことでしょう。あなたの状況にあわせて、これからの業務配分を考えてくれるはずです。

 

できないことは、引き受けずに断る

 

「No」と言うことは非常に大切なことです。Noといったら、評価が低くなる不安・相手に悪いのではないかという不安から、自分のキャパシティを超えて、業務を引き受けることが多いかもしれません。それは自分で自分の首をしめています。断る時には、今この業務をこれだけ抱えていて、いつまでに終わらせないといけないのだけれども、終わりそうにないんだ。申し訳ない。と敬意を払って伝えましょう。

 

効率を見直す

 

実は一つのことをやる効率が悪いことが原因かもしれません。パソコンのタイプが遅い、ショートカットキーを使いこなすともっと早くなる、エクセルの効率よくできる機能を知らないなど、業務で毎回行う行動の中で、効率が悪いことがあるかもしれません。

「ショートカット PC」「エクセル 効率」などで調べると、たくさん情報をみつけることができるでしょう。最初に調べることは時間がかかるかもしれませんが、毎日、複数回と使っている作業効率を見直すことは、大きな財産になるでしょう。

 

他人に依頼をする

 

自分でやらないとダメ、自分が一番わかる、他人に説明するのが手間だ、など考えている方は、それは間違っていることがあります。本当に自分でないとだめなのでしょうか?一部アシスタントや、同僚にお願いするマネジメントスキルは非常に重要なスキルです。

相手に申し訳ないと思うかもしれませんが、他人を巻き込んで仕事をすることは非常に重要でしょう。

 

 

それでも改善しない場合は、、転職を視野にいれるのも一つかもしれませんが、上記で解説をした業務の棚卸しを行なった上で、判断することがよいでしょう。どこの会社に行っても、タスク管理・業務管理は必要な能力になります。

 

タスクの棚卸し方法

 

忙しいと感じた時に、私が真っ先に行う簡単な「タスク棚卸し方法」をご紹介します。

 1. 今自分が抱えている業務(タスク)を書き出します。

 2. それぞれのタスクに1日、何分・何時間かかっているのかを記載します。

 

 

必ず具体的に書き出すことが重要になります。

そうすることにより、自分の気持ちだけ忙しくなると気付いたり、ここの部分をもう少し減らせるのではないかと気付いたり、この業務をやらなくてもいいと判断できたりします。この業務の棚卸しは、非常に効果的です。

 

忙しさから脱する方法について、これから解説しますが、多くは「業務棚卸し」によって解決されることがあるでしょう。

 

社会人経験が短い場合

 

社会人経験が、短い場合には、何の仕事をするにも慣れていないため、同じ業務でも何倍も時間がかかるでしょう。ただ個人的な考えとしては、2年間ほどの時間があれば、十分に慣れることができるでしょう。

 

最初は、どうしたら効率的に一つの業務をこなすことができるのか、どうやって業務を進めていいのかなど、悩むかもしれません。誰しもこの道は通っているはずですので、上司に相談することを恐れずに、気軽に話を聞いてみましょう。上司も必ず、気持ちをわかってくれるはずです。

 

 

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